PST 文件：让你的 Outlook 数据井井有条、运行顺畅

我经常收到很多电子邮件，我还使用 Outlook 作为我的电子邮件程序。我并不反对使用 Thunderbird 等其他邮件应用程序。我喜欢 Thunderbird，并将其用于其他个人账户。不过，将 Outlook PST 文件导出到 Thunderbird 会很麻烦......所以我现在还是用 Outlook。

不过，维护收件箱也是件麻烦事。在过去，需要经常管理邮箱空间。如今，存储空间越来越便宜，速度也越来越快，PST 的维护工作可以拖得更久一些，但仍能提升 Outlook 的性能，帮助你找到特定的电子邮件。但拖延这项工作会让重组工作显得力不从心。每隔一段时间，我就会深入我的 Outlook 收件箱，删除旧邮件，归档我想保留的内容，压缩 PST 文件，使其尽可能精简。虽然我做得不够频繁，但这只是一个小小的例行维护工作，却能省去很多麻烦，并加快使用和搜索速度。

尽管许多人已经转向在线电子邮件解决方案，但 Outlook 仍然非常受欢迎，尤其是对于那些希望控制本地数据的人来说。根据微软的数据，Outlook 在其各种平台上拥有超过 5 亿用户，大约 37% 的用户仍然依赖桌面 Outlook，无论是工作还是个人使用。许多企业尤其青睐 Outlook，因为它能与微软 365 和 Exchange 集成，还能避免在线保存敏感电子邮件的风险。这可是个大问题。所以，我想为什么不与大家分享这些技巧呢？也许一些常规的 PST 知识可以帮助其他人。

什么是 PST 文件，为什么要关心它？

让我们从最基本的开始：PST 或个人存储表文件是 Microsoft Outlook 用来存储所有电子邮件、联系人、日历事件、任务和其他信息的数据文件或数据库。它将你的所有信息集中在一个地方，并以微软专有格式存储。下载电子邮件时，尤其是使用 POP3 账户时，Outlook 会将它们整齐地打包到计算机上的 PST 文件中，以便以后访问。

Windows 版 Outlook 的所有版本都支持用于本地存储、备份和 POP3/IMAP 账户的 PST 文件，而 Exchange 和 Microsoft 365 账户默认使用 OST 文件，但可以使用 PST 文件存档；Mac 版 Outlook 使用 OLM 文件，但可以导入 PST 文件。

早期版本的 Outlook 可容纳 2 GB 的数据，这在当时似乎是个大数目。现在的现代版本允许超过 50 GB 的数据。不过，为了多存储几千个猫咪备忘录，你需要付出额外的空间，这可能会带来大量的搜索问题，同时在使用该程序时，你还会发现它很慢。这时，维护 PST 文件就派上用场了。

如何让 PST 文件保持最佳状态

保持 PST 文件整洁是获得更快 Outlook 体验的关键。这并不难，也不麻烦，但如果你不知道，就等于白用。公式如下：

备份 PST 文件：首先，通过 “文件”>“账户设置”>“账户设置”>“数据文件” 选项卡找到该文件，然后单击 “打开文件位置”。关闭 Outlook 以确保文件不在使用中，然后将 PST 文件复制到所需的备份位置，如外置硬盘或云存储。通过检查复制的文件来验证备份。要还原，请转到文件 > 打开和导出 > 打开 Outlook 数据文件，然后选择备份的 PST 文件，将其重新导入 Outlook。建议对敏感数据进行定期备份和加密。

删除垃圾邮件和已删除的空项目：定期清理这些文件夹可以减少 PST 文件中的杂乱。如果你想让它自动成为选项，请选择 “退出时清空已删除项目文件夹”。用文件夹整理邮件 将电子邮件整理到文件夹中并不会减小 PST 的大小，但却能让数据管理和归档变得更容易。使用文件夹按类别或项目对邮件进行分类，让收件箱保持整洁。

归档旧邮件：如果你的 PST 文件正逐渐接近 50 GB 的限制，请将旧邮件归档以释放空间。转到 “文件”>“归档”，选择日期范围或文件夹，然后将这些旧邮件保存到新的 PST 文件或 achive.pst 文件中。你可以通过 “文件”>“打开”>“Outlook 数据文件” 随时访问它们，但存档可以让你的主 PST 文件更轻便。

压缩 PST 文件：这是重中之重。清理完 Outlook 文件夹后，通过删除已删除项目留下的浪费空间来压缩使用空间。

从 Outlook 的 PST 文件中删除或归档项目会留下未使用的空间，这是因为 Outlook 是如何管理文件中的数据的。PST 文件的结构是以块为单位存储数据，就像你的注册表一样。当你删除某些内容时，Outlook 会简单地将该空间标记为 “空闲”，而不是立即重组文件。要完全恢复空间，你需要手动压缩 PST 文件，这样可以重组数据、清除空闲空间并减小文件大小--就像为提高效率而对硬盘进行碎片整理一样。压缩 PST 文件只会删除未使用的空间。如果 PST 文件仍然很大，你可能需要先归档更多的旧邮件和附件。具体方法如下：

• 在 Outlook 中，转到文件 > 帐户设置 > 帐户设置；
• 单击 “数据文件” 选项卡，选择 PST 文件，然后单击 “设置”；
• 现在，选择 “立即压缩”。就是这样！这将启动压缩过程，根据 PST 文件的大小，压缩过程可能需要几分钟。所以，去喝杯咖啡吧。压缩过程结束后，PST 文件应该会变得更小更快。有时会比你想象的更快更小。

专业 PST 存档技巧

按月/年归档电子邮件

为每一年创建单独的 PST 文件可使 Outlook 保持精简，并让您快速访问特定时间段的内容

首先，为要存档的每一年创建一个新的 PST 文件。打开 Outlook，进入 “文件”>“账户设置”>“数据文件” 选项卡，然后单击 “添加....”。选择 Outlook 数据文件（.pst），命名为 “归档 2022”，然后保存。要移动电子邮件，使用搜索栏输入 received:01/01/2022..12/31/2022 查找当年的所有电子邮件。选择过滤列表中的所有电子邮件（Ctrl + A），右键单击并选择移动 > 其他文件夹。选择新的存档 PST 文件，一切准备就绪！对希望存档的每一年重复上述步骤。

创建新的 PST 文件

或者，如果你很懒，而且日期/主题组织对你来说并不重要，你可以简单地归档当前的 Outlook .pst 文件，然后按照以下步骤重新开始：

1. 关闭 Outlook 以防止数据损坏。
2. 重命名现有的 .pst 文件：找到你的 .pst 文件（默认位置：C:\Users\YourUsername\Documents\Outlook Files），然后重命名它（例如，Outlook2024.pst）。这样 Outlook 下次启动时就不会加载它了。
3. 创建一个新的 .pst 文件：打开 Outlook，由于原始文件已重命名，它会提示创建一个新的数据文件。转到 “文件”>“账户设置”>“账户设置”>“数据文件”>“添加”。选择 Outlook 数据文件（.pst），为其命名（如 Outlook2024），并根据提示将其设置为默认文件。
4. 重新启动 Outlook，确保它使用新的 .pst 文件。

要访问旧数据，请转到文件 > 打开和导出 > 打开 Outlook 数据文件，然后选择已重命名的文件。它将出现在导航窗格中，将旧数据与新项目分开。这个过程会给你一个干净的开始，并在需要时参考旧项目。